Effectief credit management - 6 tips om sterker uit de strijd te komen

De coronacrisis vereist veel van ondernemers. Het is belangrijk dat uw business blijft lopen zoals gewoonlijk. Om continuïteit van uw organisatie te kunnen garanderen is goed en efficiënt credit management heel belangrijk. In deze tijden staat uw klant en met name het investeren in de relatie met uw klant daarbij voorop. De overheid komt momenteel met allerlei maatregelen om de crisis onder controle te krijgen, maar ondanks deze maatregelen zal deze crisis zeer waarschijnlijk ook effect (gaan) hebben op uw organisatie. Wij geven u 6 tips om uw organisatie in tijden van crisis sterker uit de strijd te laten komen.

Het is onmogelijk te zeggen wat de uitkomst wordt en wanneer deze crisis u zal raken. Iedere organisatie is momenteel bezig met het nemen van maatregelen om kosten te beperken. Dat kan zijn het snijden in personeelskosten door het stopzetten van tijdelijke contracten of interimmers, maar u kunt ook denken aan het vragen van uitstel bij betalingen of uitstel van aflossen bij de kredietverstrekker. Er zijn meerdere mogelijkheden om deze zware tijden te overleven.

Tip 1: zorg voor efficiënter en makkelijker debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is nog steeds bij veel bedrijven een ondergeschoven kindje. De focus ligt vaak op nieuwe klanten en genereren van nieuwe business, zonder dat hier enige controle op wordt uitgevoerd. Het is dus zaak om de afdeling debiteuren weer op de kaart te zetten. Er zijn momenteel verschillende middelen beschikbaar om debiteurenbeheer efficiënter en makkelijker uit te voeren. In veel gevallen ligt de prioriteit bij de 20% aan klanten die verantwoordelijk zijn voor 80% van de omzet (de zogenaamde 80-20 regel). Op korte termijn kan dit natuurlijk het één en ander verlichten, maar op lange termijn kan de overige 20% toch het verschil maken. Met behulp van gerichte credit management software kunnen klanten die kleiner zijn geautomatiseerd worden benaderd. De taken van de debiteurenbeheerder, zoals het opstellen van bellijsten, aanmaningen en telefonische afspraken kunnen hierdoor geminimaliseerd worden. U kunt hierdoor meer prioriteit leggen bij de belangrijkere zaken en meer persoonlijke aandacht besteden aan uw grotere klanten.

Tip 2: categoriseer uw klanten en treed in contact

Niet iedere klant is gelijk, maak daarom een verdeling aan van uw klanten en categoriseer ze in soort klanten bijvoorbeeld A, B en C.

A-klanten zijn uw key-accounts en maken vaak 80% van uw omzet, zie ook de eerder beschreven 80-20 regel (tip 1). In deze tijden is het belangrijk om met deze A-klanten het contact op te zoeken. Dit kunt u doen door wekelijks/tweewekelijks contact te hebben en overleg te plegen met betrekking tot betalingsregelingen. Niet alleen uw klant, maar ook uw organisatie zal erbij gebaat zijn wanneer u de betalingen van uw klant gespreid ontvangt.

B-klanten zijn vaak in aantallen groter, maar in bedragen kleiner. Deze groep kunt u goed monitoren met behulp van kredietinformatierapporten van kredietinformatiebureaus en soortgelijke bronnen. Probeer met deze groep klanten duidelijke, concrete betaalafspraken te maken en leg deze schriftelijk vast. Eventuele betalingsregelingen kunnen afgesproken worden, bij voorkeur in 2 tot maximaal 3 betalingsmomenten en houd het strak in de gaten.

C-klanten vertegenwoordigen vaak de meeste klanten maar zijn relatief het kleinste aandeel in de omzet. Via gespecialiseerde credit management software kan het aanmaanbeleid volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd via wekelijkse aanmaningen met kopie facturen. Ook handig is een account statement met alle openstaande facturen. Zelfs degene die niet vervallen zijn staan hierbij zodat het niet hebben ontvangen van de factuur gelijk getackeld kan worden. Let op: deze groep van debiteuren zijn vaak niet de grootste bedragen maar vaak de moeilijkste debiteuren om te innen. Als u niets laat horen en geen beheer uitvoert op deze groep debiteuren, dan wordt niet uw factuur, maar de factuur van een andere leverancier betaald

Tip 3: monitor uw openstaande vorderingen

In tijden van crisis, in dit geval het coronavirus, is het van belang om dagelijks de openstaande vorderingen te monitoren. Betrek de accountmanager, adviseur of salesmanager hierbij. Zij kennen hun klanten en kunnen helpen bij het veilig stellen van de inkomsten.

Tip 4: zorg voor een goed en efficiënt proces voor disputen

In crisistijden nemen het aantal smoezen om niet te betalen vaak toe. De meeste gebruikte smoes is het niet hebben ontvangen van de factuur. Wanneer u pas gaat bellen als de vervaldatum van deze factuur 30 of 60 is verstreken dan zal een klant in veel gevallen dus pas minimaal 30 dagen na ontvangst van de kopie-factuur betalen. Dat betekent in veel gevallen nog meer uitstel van betaling. Het is van belang om debiteuren al veel eerder te bellen met de vraag of alles in orde is en of de factuur correct is ontvangen. Doe dit bij voorkeur nog voor de vervaldatum van de factuur en stuur altijd een account statement. Er kunnen tijdens dat gesprek meteen betaalafspraken worden gemaakt en eventuele disputen kunnen meteen worden opgepakt. Zorg voor een goed en efficiënt vastgelegd proces voor disputen, de afdeling sales kan ook hier uitkomst bieden. Spreek duidelijk af wie wat doet en op welke termijn (voorkeur dagen of weken, geen maanden). Bij goede monitoring kan makkelijk worden teruggevonden waar in het proces het eventueel is fout gegaan. Afwikkeling van disputen is ook in crisistijden van belang, zo houden we de klantrelatie en service op peil. Dispuut management is een belangrijk onderdeel van het credit management proces.

Tip 5: neem telefonisch contact om betaling te versnellen

In het aanmaanproces zijn veel verschillende manieren om een klant te informeren dat de betaling nog ontbreekt. Zo zijn er nog veel organisaties die alleen aanmaningen sturen per post of op de aanmaning vermelden dat het gaat om de eerste aanmaning/herinnering of de tweede aanmaning/herinnering. Over het algemeen heeft het telefonisch aanmanen van uw klanten veel meer effect. We weten allemaal dat een herinnering per post op de grote stapel terecht komt. Digitaal aanmaningen versturen met een betalingslink kan ook helpen. Op die manier kan men met een aantal drukken op de knop de betaling uitvoeren. Toch heeft het de voorkeur om uw klanten per telefoon te wijzen op openstaande facturen; elk contactmoment is er één. In onzekere tijden blijft de klantrelatie zeer belangrijk. Of dit contact nu van de afdeling sales komt of de afdeling financiën.

Tip 6: zorg voor up-to-date contract-, order- en projectmanagement

Bij faillissementen zal een curator uw contract-, order- en projectmanagementinformatie vaak opvragen en wordt duidelijk, bij efficiënt contractmanagement, of er nog te innen vorderingen zijn. Het is belangrijk te weten welke waarde er nog in de failliete organisatie zat. Wees ook scherp op waarden die in eerste instantie niet zichtbaar zijn of gelden die vast zitten in een bedrijf. Denk hierbij aan onderhanden werken die niet uit gefactureerd zijn, creditnota’s die niet zijn terugbetaald en inkoopkortingen die niet zijn geclaimd of verwerkt. Leg deze waarden altijd vast in een organisatie via het CRM- of ERP-systeem zodat een en ander snel liquide gemaakt kan worden zodra dit aan de orde zou zijn. Structuur in deze processen is key.

Bovengenoemde 6 punten kunnen in tijden van crisis een organisatie helpen om sterker uit de strijd te komen. Indien informatie nodig is of u wilt meer weten over middelen die verkrijgbaar zijn in de markt, dan kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag!
Publicatiedatum: 10 april 2020
Astrid Wijnveldt Specialist Kredietverzekering en aanverwante risico’s
Bel 06 - 21 23 37 08 Stel een vraag Astrid Wijnveldt op LinkedIn