U bent de hele ochtend al druk met van alles en nog wat en moet nog even gauw een kopie van een belangrijk document maken. In alle haast laat u het vervolgens op de printer liggen. Gelukkig is er dan vaak een behulpzame collega die dit document even bij u langs brengt of u komt er zelf snel achter. Maar wat als u uw printer, die tegenwoordig vaak ook een scanner en kopieermachine is, weg doet? Natuurlijk controleert u dan of er niets meer op de kopieerplaat ligt. Maar weet u ook zeker dat het apparaat zélf leeg is?
“Wanneer bedrijven een oude server weg doen, weten ze heel goed hoe belangrijk het is om deze te laten formatteren zodat er geen belangrijke informatie meer op staat,” vertelt Jorg Gorisse, eigenaar van Ricoh Document Center Zuid-Holland. “Maar tegenwoordig hebben bijna alle printers ook een harde schijf, die alle scans, prints, kopietjes en e-mails bevat die door het apparaat zijn verwerkt. Dit maakt van een printer of kopieermachine een bron van vertrouwelijke informatie. U kunt zich voorstellen dat niemand wil dat deze belangrijke informatie bij het grofvuil of op straat gezet wordt.”
400.000 vertrouwelijke gegevens op straat
Dat dit wel gebeurt, blijkt uit het voorbeeld van een Amerikaanse zorgverzekeraar die een geleasde kopieermachine terugbracht. De harde schijf stond nog vol met medische en persoonsgegevens van ruim 400.000 klanten en werknemers. Gelukkig was het leasebedrijf zo professioneel hier niets mee te doen, maar wel moesten al deze 400.000 personen geïnformeerd worden. Niet echt gunstig voor de reputatie van de zorgverzekeraar.
Was dit een op zichzelf staand incident? Nee, uit onderzoek van CBS News is gebleken dat het schrikbarend vaak voorkomt dat ondernemers zich niet bewust zijn van de informatie die hun apparatuur bevat als ze deze weggooien of retourneren aan het leasebedrijf.
Onwetendheid
Jorg: “Onwetendheid is hierbij denk ik het grootste probleem. De meeste ondernemers weten niet dat in hun apparaten een harde schijf zit en kennen er dus ook de risico’s niet van. Daarnaast zijn er mensen die wel weten dat de machine een harde schijf bevat, maar die zich er niet druk om maken en de gevaren ervan niet inzien. Een kwalijke zaak, als je het mij vraagt.”
Wettelijke voorschriften
Nu bent u bekend met deze gevaren, maar wat kunt u hiertegen doen? U heeft verstand van ondernemen, niet van het leegmaken van uw kopieermachines en printers. En als u daaraan begint, hoe weet u dan zeker dat uw apparaat écht leeg is als u deze weg doet? Het beste is om hierbij de hulp in te schakelen van een professioneel bedrijf, zoals Ricoh. Jorg: “Onze relaties kunnen gebruik maken van onze Data Cleansing Service. Dit is een veilige verwijderingsservice die alle achterblijvende klant-gegevens van apparaten verwijdert, zodat die niet meer teruggehaald kunnen worden. Wij verstrekken certificaten als bewijs van naleving van de wettelijke voorschriften.”
Dat laatste is vooral door de invoering van de Meldplicht datalekken steeds belangrijker geworden. Want ook dit digitale risico kan leiden tot een boete van € 820.000,- of 10% van uw wereldwijde jaaromzet.
Dit artikel is een onderdeel van onze Cybercriminaliteit-krant. In deze krant nemen we u mee in de wereld van de digitale risico's en vertellen wij u welke preventieve maatregelen u kunt nemen om uw risico's te beperken of voorkomen. Heeft u deze nog niet ontvangen? U kunt deze hier opvragen.
Publicatiedatum: 02 augustus 2016