Met de introductie van de HR Risicoanalyse biedt Schouten Zekerheid bedrijven een praktische methode om uitdagingen rondom verzuim te identificeren en aan te pakken. Senior consultant André Hackmann en consultant duurzame inzetbaarheid Brenda van Dijk vertellen hoe deze nieuwe dienst werkt. “Wij willen verbinden en oplossen”, aldus Hackmann.
Schouten Zekerheid is een onafhankelijke verzekeringsmakelaar en risicomanagementadviseur. Met de nieuwe dienst HR Risicoanalyse zijn ze een verlengstuk van de HR-afdeling, om samen de cruciale rol te vervullen van inzicht verkrijgen in waar het verzuim in een organisatie precies zit en het direct terugdringen van de kosten hiervan. Alles draait om de vitaliteit en bevlogenheid van individuele medewerkers en teams. Met de krapte op de arbeidsmarkt en de toenemende werkdruk, is het essentieel dat bedrijven hierin inzicht verkrijgen. Dat is waarom de HR Risicoanalyse is ontwikkeld. “Niet veel bedrijven hebben een goed inzicht in hun verzuimcijfers”, vertelt Hackmann. “Wij bieden diepgaande, duidelijke inzichten. Maar, alleen inzichten zijn niet genoeg. Wij bieden uitgebreide inzichten aan, mét oplossingen. Dat heeft pas echt effect.”
HR Risicoanalyse: het stappenplan
De HR Risicoanalyse is een gestructureerde aanpak om verzuim in kaart te brengen. Het proces omvat een uitgebreide analyse van gegevens. “Wij kunnen tot op het diepste niveau in kaart brengen waar verzuim zit”, vertelt Hackmann. “We meten het verzuimpercentage, maar kijken ook naar de meldfrequentie.” De meldfrequentie is het aantal ziekmeldingen vergeleken met het aantal mensen dat werkende is. Maar je hebt ook frequent verzuim: hoe vaak verzuimt iemand individueel? “Verzuimt iemand bijvoorbeeld vijf keer in een jaar, dan is er wat aan de hand. Gemiddeld zit in Nederland de meldingsfrequentie op 1,39 keer”, aldus Van Dijk. Een hoge meldfrequentie en een hoog frequent verzuimpercentage zijn indicatoren voor langdurig verzuim en als hier niets mee wordt gedaan ook verhoogde kans op instroom in de WGA.
Het team brengt veel verschillende data in beeld. “Met onze tooling kan je kijken naar het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie. Je kan per afdelingsniveau of leeftijdscategorie of dienstverband of ieder ander criterium selecteren. Je kan zo gemakkelijk dwarsverbanden maken”, vertelt van Dijk.
Maar het gaat dieper dan dat: “We kijken ook naar de cultuur. Zijn er overnames geweest? Zijn mensen blij met hun leidinggevende? Dat komt allemaal naar voren in de cijfers. We bespreken de opvallendheden.”
Analyse van risico’s
Op basis van de verzamelde gegevens voert het team een grondige analyse uit. Ze kijken naar de mens achter de cijfers. Hackmann: “Wij hebben het geloof dat als we ons richten op de drie minst presterende onderdelen binnen een bedrijf en we daar dieper gaan, daar in gesprek gaan, dat we dan effect creëren voor de totale organisatie.” De tool die Schouten Zekerheid heeft ontwikkeld brengt in kaart waar de pijn zit. “Dat zit niet alleen in zaken als ‘je moet je verzuimpercentage naar beneden krijgen’, we gaan veel dieper de organisatie in. Hierdoor weet je veel beter welke interventies en waarop je moet gaan inzetten.” Bij de drie onderdelen waar de meldingsfrequentie en de verzuimfrequentie het hoogste is, gaan ze in gesprek met de manager, directieleden, bestuurders en de medewerkers. Er worden gesprekken gevoerd op gebied van bevlogenheid, gezondheid en vitaliteit. Van Dijk: “Hoe zit je erbij, wat kan beter? Wat gaat er goed? We gaan heel open in gesprek, er is aandacht voor de individuele medewerker.”
Advies op maat
Aan de hand van de uitgebreide analyse levert Schouten Zekerheid een plan met aanbevelingen en actiepunten om de geïdentificeerde risico’s aan te pakken. Hackmann: “Uit de rapportage komt een actieplan. De cijfers, de opvallendheden, vragen om acties.” De nadruk ligt op samenwerking: “Wij doen het echt samen met het bedrijf”, benadrukt van Dijk. “Wij zeggen niet dat je iets moet doen, wij geven advies. We kijken hoe we met een actieplan klanten kunnen helpen/ afdelingen in beweging kunnen krijgen. We kijken naar wat er al bij een organisatie is en hoe je daar beter gebruik van kan maken, of anders in kunt zetten, om je verzuim aan te pakken.” Een actie kan al simpel beginnen: men mag zich niet meer via WhatsApp ziekmelden bijvoorbeeld. De acties liggen in principe bij de directeuren en de managers. “We hebben een overall actieplan, waarbij we eigenlijk op alle knoppen drukken”, vertelt Hackmann. “Maar ook voor de verschillende lagen in een bedrijf hebben we actieplannen. De sturing moet van boven komen en de verandering van onderaf Het fijne is dat vanuit de sessies met medewerkers je informatie van onderaf krijgt en van boven, waardoor alles samenkomt.”
Succesverhaal bij Parnassia
De senior consultant en consultant duurzame inzetbaarheid vertellen enthousiast over een succesvolle aanpak met de HR Risicoanalyse bij Parnassia, een zorginstelling die zich richt op geestelijke gezondheidszorg. “Aan het begin vroeg ik aan Parnassia: ‘Wat hebben jullie nodig? Wat is nou jullie grootste probleem?’ Toen we dat heel goed in beeld hadden, hebben we een product gebouwd.” Deze tool is een combinatie van data en een model dat al bestond, maar opnieuw gebouwd en eigen gemaakt door Schouten Zekerheid.
“Bij Parnassia zie je bijvoorbeeld een grote instroom van nieuwe medewerkers. Uit de cijfers blijkt dat medewerkers met een contract voor bepaalde tijd na een jaar dezelfde meldfrequentie hebben als medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd. Je ziet uit de data specifiek wat jongeren doen, maar ook de oudere medewerkers. Wat gebeurt er op verschillende niveaus en afdelingen? Je kunt echt alles zien. Bij Parnassia hebben we het doel om het verzuim met tien procent terug te brengen. Dat is voor dit bedrijfsonderdeel anderhalf miljoen besparing per jaar.” Van Dijk: “Dit is eigenlijk gewoon een heel mooie grote startpositie van onze HR Risicoanalyse geweest. Wij zijn ook wel heel blij dat Parnassia ook gewoon het geloof in ons heeft.”
De uitkomsten uit de analyse en inventarisatie zorgen voor een duidelijk actieplan met heldere handvatten. Die zetten we nu in werking bij Parnassia. “Het gaf hun niet alleen inzicht, maar ook vertrouwen in de toekomst”, aldus Van Dijk.
Weerstand en oplossingen
De consultant duurzame inzetbaarheid ziet in dat er ook genoeg weerstand is bij dit soort projecten. “We proberen ketens te verbinden binnen een bedrijf. Natuurlijk zien we weerstand; ‘weer zo’n partij die zich met verzuim gaat bezighouden.’ Bedrijven vinden het niet leuk om daar mee bezig te zijn en dat snappen we wel. Waar we naartoe willen is dat ondanks dat ze het niet leuk vinden, ze wel het effect zien. Dat hebben we nu bij één divisie bij Parnassia al gezien. Ze zijn daar gaan sturen op meldingsfrequentie en je ziet daar verbetering. Dat is heel interessant. Zo proberen we alles aan elkaar te koppelen.”
Na Parnassia zet Schouten Zekerheid de volgende stap: de brede uitrol van de HR Risicoanalyse. “Bedrijven denken misschien: ‘ik heb al een HR-afdeling, allerlei specialisten en interventies, ik heb eigenlijk alles al in huis. Inclusief cijfers’”, vertelt Hackmann. “Maar hoe verbind je dat allemaal aan elkaar? Genoeg bedrijven zijn al jaren bezig met verzuim, hebben al interventies gehad, maar hebben het nooit kunnen vastpakken. Wij kunnen dat wel en laten het ook niet meer los. We zijn een hulpbron. We pakken het vast, werken er samen aan en zetten een nieuwe maat neer.”
De consultants zijn het eens: “We hebben geleerd wat werkt en waar organisaties het meeste baat bij hebben op het gebied van verzuim. Ons doel is om nog meer bedrijven te helpen om proactief met hun personeelsrisico's om te gaan.”
André Hackmann, senior consultant Employee Benefits en Brenda van Dijk, consultant duurzame inzetbaarheid bij Schouten Zekerheid
Publicatiedatum: 10 maart 2025