Met een duidelijk verzuimbeleid en heldere afspraken voorkom je veel onduidelijkheid.
Ziek tijdens de vakantie? Dan gelden er spelregels
Wanneer een medewerker tijdens zijn vakantie arbeidsongeschikt raakt, worden deze dagen in principe niet als vakantiedagen aangemerkt. De ziekmelding moet wel aan voorwaarden te voldoen, zoals opgenomen in de verzuimreglement (onder andere: direct ziekmelden en verklaring van een arts).
Een ziekmelding die pas na het verlof wordt gedaan, is in de meeste gevallen onvoldoende om de verlofuren terug te boeken.
Een medische verklaring maakt het verschil
Juist omdat een werkgever de situatie op afstand niet kan beoordelen, is een medische verklaring van groot belang.
Verblijft de medewerker binnen de Europese Unie, dan is het verstandig dat hij zich binnen drie dagen laat beoordelen door een arts of bevoegde instantie. Buiten de EU is een verklaring van een lokale arts nodig die voldoet aan de gestelde eisen. Om misverstanden te voorkomen, is het raadzaam de verklaring in het Engels te laten opstellen of officieel te laten vertalen.
Zo’n verklaring mag niet opgestuurd worden naar werkgever, maar naar iemand die dat kan beoordelen, zoals de arbodienst of de bedrijfsarts. Gezien de vertrouwelijke (medische) informatie, mag de werkgever zo’n verklaring niet bezitten, zoals opgenomen in de Privacy Wetgeving.
Niet iedere vervelende situatie is ziekteverzuim
Het komt ook voor dat niet de medewerker zelf, maar een partner of kind tijdens de vakantie ziek wordt. Hoewel de impact groot kan zijn, is er in dat geval geen sprake van ziekteverzuim. De medewerker is immers zelf niet arbeidsongeschikt.
Afhankelijk van de situatie kunnen in Nederland regelingen zoals calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof uitkomst bieden. Het is daarom belangrijk om deze situaties goed van elkaar te onderscheiden.
Ook tijdens de vakantie blijft verzuimbegeleiding belangrijk
Soms is een medewerker na afloop van de afgesproken vakantie niet in staat om terug te reizen. Vraag in dat geval om een verklaring waaruit blijkt dat hij niet reisvaardig is. Ondertussen kan de verzuimbegeleiding gewoon doorgaan, bijvoorbeeld door regelmatig telefonisch contact met elkaar te onderhouden of een telefonisch spreekuur met de bedrijfsarts. Zodra de medewerker weer arbeidsgeschikt is, meldt hij zich volgens de gebruikelijke procedure hersteld.
Vijf tips om problemen te voorkomen
Met een paar praktische afspraken kun je als werkgever veel onduidelijkheid voorkomen.
-
1. Leg de procedure vast in een verzuimreglement.
Zorg ervoor dat medewerkers precies weten bij wie en op welke manier zij zich ziek moeten melden, welke documenten zij moeten aanleveren en welke verplichtingen tijdens ziekte gelden.
-
2. Vraag direct naar verblijfplaats en bereikbaarheid.
Wanneer een medewerker zich ziek meldt vanuit het buitenland, is het verstandig om het vakantieadres en een bereikbaar telefoonnummer vast te leggen. Dat maakt het makkelijker om contact te onderhouden.
-
3. Vraag altijd om de juiste medische verklaringen.
Een medische verklaring is noodzakelijk om de ziekmelding te beoordelen. Kan de medewerker niet terugreizen, vraag dan ook om een verklaring waaruit blijkt dat hij niet reisvaardig is.
-
4. Blijf gedurende de ziekteperiode met elkaar in contact.
Regelmatig contact zorgt ervoor dat zowel werkgever als medewerker weet waar hij aan toe is en maakt een goede verzuimbegeleiding mogelijk.
-
5. Informeer medewerkers vóór de zomervakantie.
Door de regels ieder jaar opnieuw onder de aandacht te brengen, weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht en wat hun plichten zijn. Dat voorkomt veel vragen en discussies op het moment dat een ziekmelding zich daadwerkelijk voordoet.
Duidelijke afspraken geven rust
Een ziekmelding tijdens de vakantie is vervelend genoeg. Door vooraf heldere afspraken te maken en deze vast te leggen in een actueel verzuimreglement, voorkom je dat er achteraf discussie ontstaat over vakantiedagen, loondoorbetaling of de verzuimprocedure.
Bij Schouten Zekerheid helpen we werkgevers niet alleen met passende verzuimverzekeringen, maar ook met praktisch advies over verzuimbeleid en duurzame inzetbaarheid. Zo zorgen wij ervoor dat jij goed bent voorbereid wanneer een vakantie onverwacht anders verloopt dan gepland.
