Is een medewerker ziek? Meestal is die snel weer terug. Maar soms duurt het langer – en dat raakt niet alleen de medewerker zelf, maar ook het team én jou als werkgever. Het werk moet doorgaan, je betaalt minimaal twee jaar 70% van het loon, en misschien moet je tijdelijk vervanging regelen.
Ook de medewerker heeft plichten: actief werken aan herstel en passend werk accepteren. Goed contact is daarom cruciaal. Je mag niet vragen wát iemand mankeert (AVG), maar wel:
Wat kunnen we voor je doen?
Wat kunnen collega's overnemen?
Wanneer denk je weer deels aan het werk te kunnen?
Wat heb je daarvoor nodig?
Spreek ook af wanneer jullie weer contact hebben – en wie het initiatief neemt. En vergeet niet: wens beterschap!
Samen zorg je ervoor dat het verzuim zo kort mogelijk duurt. Laat de medewerker meedenken en kijk samen naar oplossingen. Misschien kunnen taken anders verdeeld worden of helpt een werkplekaanpassing om terugkeer te versnellen en herhaling te voorkomen.
Tijdens het traject worden jij en je medewerker ondersteund door een gecertificeerde arbodienst of BIG-geregistreerde bedrijfsarts. Binnen zes weken na de eerste ziektedag stelt de bedrijfsarts een Probleemanalyse op. Jij kunt vooraf informatie aanleveren of een vraag stellen, zodat de arts een compleet beeld heeft.
De Ziektewet als vangnet
In sommige situaties kun je voor een zieke medewerker een Ziektewet-uitkering aanvragen, nog binnen de eerste 104 weken verzuim. Die uitkering werkt dan als een soort vangnet: een compensatie voor jouw loondoorbetalingsplicht. Let op: die verplichting vervalt daarmee niet – je blijft als werkgever altijd verantwoordelijk voor loondoorbetaling tot maximaal 104 weken.
Jij moet zelf de Ziektewet-uitkering aanvragen bij het UWV. Elke vangnetsituatie kent een specifieke uiterste aanvraagtermijn. In de tabel (link) vind je een handig overzicht van alle situaties en bijbehorende deadlines – mét extra info over bijzondere gevallen.
Verandert er iets in de re-integratie (bijvoorbeeld meer uren of juist terugval)? Of is je medewerker volledig hersteld? Geef dit dan altijd binnen 2 kalenderdagen door aan het UWV. Doe je dat te laat, dan kun je een boete krijgen – en alleen in uitzonderlijke gevallen ziet het UWV daarvan af.
Twijfel je over de juiste aanpak of wil je overleggen over een specifieke situatie? Neem dan contact op met de Verzuimregisseur. We denken graag met je mee.
Probleemanalyse
Na het eerste gesprek met je zieke medewerker stelt de bedrijfsarts een Probleemanalyse op. Hierin staat:
wat je medewerker nog wél kan,
welke beperkingen er zijn,
hoe het herstel eruitziet,
en welk einddoel er is voor re-integratie.
Ook krijg je advies over mogelijke stappen of interventies. De Probleemanalyse is verplicht en moet binnen 6 weken na de eerste ziektedag klaar zijn. Is dat niet op tijd geregeld en volgt er later een WIA-aanvraag? Dan kan het UWV je een loonsanctie opleggen: je moet dan langer loon doorbetalen – en dat is meestal niet verzekerd.
Plan van aanpak
Op basis van de Probleemanalyse stel je samen met je medewerker een Plan van Aanpak op. Dit bevat:
jullie gezamenlijke re-integratiedoel,
de stappen die jullie gaan zetten,
en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Het einddoel kan zijn:
terugkeer in de eigen functie (al dan niet aangepast),
ander werk bij jou,
of werk bij een andere werkgever.
Het Plan van Aanpak moet binnen 2 weken na de Probleemanalyse worden opgesteld. Door alles schriftelijk vast te leggen, is voor iedereen duidelijk waar jullie naartoe werken – en wanneer je het plan eventueel bijstelt.
Neem contact op met onze Verzuimregisseurs, zij helpen u graag!
Onze experts plannen graag een vrijblijvend adviesgesprek in.
