In november 2025 meldde een VACO‑lid – een middelgroot bandenservicebedrijf – een medewerker ziek bij de verzuimverzekering. De ondernemer ging ervan uit dat deze melding voldoende was om het proces te starten. Wat hij niet wist: in zijn situatie moest óók de arbodienst direct worden geïnformeerd. Deze dubbele melding is verplicht wanneer de arbodienst en de verzuimverzekering niet gekoppeld zijn.
In dit geval was die koppeling er niet, waardoor de arbodienst pas zes weken later in actie kwam.
De twee routes: wanneer meld je waar?
Route 1 – Een los arbodienstcontract en losse verzuimpolis
Heb je twee aparte polissen?
Dan moet je bij een ziekmelding op dag 1 twee acties uitvoeren:
-
-
Melden bij de arbodienst
-
Melden bij de verzuimverzekeraar
-
Doe je dat niet, dan kan de arbodienst geen tijdige probleemanalyse maken en loop je risico op vertraging, boetes of een stilgelegde uitkering.
Route 2 – Eén Verzuimpakket (verzekeraar + arbodienst gekoppeld)
Heb je één geïntegreerd Verzuimpakket, waarbij de arbodienstverlening onderdeel is van de verzekering?
Dan is één melding op dag 1 aan de verzuimverzekeraar voldoende.
De verzekeraar stuurt de ziekmelding automatisch door naar de arbodienst.
Dit voorkomt dubbele administratie -maar alléén als de koppeling daadwerkelijk in jouw contract is opgenomen.
Heb je een VACO Verzuimpakket afgesloten, dan volstaat een melding in het verzuimportaal.
De ziektemelding wordt in dat geval via een koppeling doorgegeven aan de arbodienst.
Ziekmelding altijd binnen 48 uur!
Route 1 of 2, een ziekmelding dient ook altijd binnen 48 uur gemeld te worden.
Indien dit niet gebeurt, dan gaat de eigen risico termijn van de verzuimverzekering pas in op de meldingsdatum in plaats van op de eerste ziektedag.
Wat ging er mis in deze casus?
Omdat het lid dacht dat hij in route 2 zat (één systeem), deed hij een melding alleen bij de verzekeraar. In werkelijkheid had hij twee losse contracten.
Daardoor:
-
-
kwam de arbodienst zes weken te laat in beeld
-
kon er geen tijdige probleemanalyse worden opgesteld
-
bleef een re‑integratieadvies uit
-
werd het wettelijke verzuimprotocol niet gevolgd
-
De verzekeraar concludeerde dat de wettelijke stappen niet tijdig waren opgevolgd, en pauzeerde daarom terecht de uitkering.
Hoe is het opgelost?
Nadat het lid contact opnam, is de arbodienst alsnog betrokken. Die stelde vast dat er in de eerste weken geen benutbare re‑integratiekansen waren gemist. Op basis daarvan kon de verzekeraar de uitkeringen met terugwerkende kracht hervatten -maar deze goede afloop is niet vanzelfsprekend.
Wat kunnen VACO‑leden hiervan leren?
1. Weet in welke route jij zit
-
-
Heb je een los arbodienstcontract en een losse verzuimpolis → twee meldingen doen.
-
Heb je één geïntegreerde contract→ één melding volstaat.
-
Een misverstand hierover kan directe gevolgen hebben voor uitkeringen en naleving van de Wet verbetering Poortwachter.
Heb je een los arbodienstcontract en losse verzuimpolis dan is het noodzakelijk om iedere maand als er zieke werknemers zijn, een verzuimoverzicht van de arbodienst aanleveren in de eerste week van de maand volgend op de maand waarover uitgekeerd gaat worden.
2. Eerste ziektedag = cruciaal
De eerste ziektedag stuurt het hele re‑integratietraject. Te laat melden werkt áltijd tegen je.
3. Twijfel? Even checken!
Veel ondernemers weten niet precies hoe hun contract is ingericht.
Een kort telefoontje met de VACO Verzekeringsdienst voorkomt veel gedoe, vertraging en risico’s.
Waarom we dit delen
Binnen de VACO Verzekeringsdienst merken we dat het bewustzijn rond verzuimprocessen de afgelopen jaren is afgenomen. Door anonieme praktijkvoorbeelden te delen, willen we leden helpen problemen te voorkomen in plaats van achteraf te moeten oplossen.
Meer weten of hulp nodig?
Ondernemers met vragen over hun verzuimverzekering of ziekmeldproces kunnen altijd contact opnemen met de VACO Verzekeringsdienst via: 010 - 288 4423 of info@vacoverzekeringsdienst.nl ook voor hulp bij het omzetten van je losse polissen naar het VACO Verzuimpakket.
Jeffrey Hoffer
Accountmanager VACO Verzekeringsdienst
Jeffrey.Hoffer@schoutenzekerheid.nl
06 – 2528 8220
