Het werk in VvE-beheer is veranderd. Een beheerder die vroeger vooral bezig was met administratie, onderhoud en vergaderstukken, moet nu ook meepraten over verduurzaming, subsidies, leningen, planning, draagvlak en communicatie.
Peter Pronk ziet dat al jaren. Hij werkt bijna 30 jaar in deze wereld, begon als boekhouder en is sinds 2006 directeur van VvE Diensten Nederland Den Haag. Vanuit Rijswijk werkt zijn elfkoppige team voor circa 220 VvE’s in onder meer Den Haag, Amsterdam, Amstelveen, Leiden, Haarlem, Utrecht. Zijn team verzorgt administratief, financieel, technisch en bouwkundig beheer. Samen met andere franchisevestigingen van VvE Nederland telt de organisatie in totaal zo’n tachtig medewerkers.
De organisatie is in de loop der tijd veranderd. VvE Nederland werkte eerder als franchiseformule. De regiokantoren namen de franchisegever enkele jaren geleden samen over. Sindsdien is het merk in eigen handen. De kantoren overleggen wekelijks met elkaar. Pronk is niet alleen verantwoordelijk voor Den Haag, maar zit samen met de directeur van Rotterdam ook op directieniveau in het hoofdkantoor. Tegelijk beheert hij nog steeds zelf een portefeuille.
"Vroeger was VvE-beheer makkelijker. Nu is het vak veel breder en lastiger geworden"
Verduurzaming maakt het vak zwaarder
De grootste verandering binnen zijn bedrijf ziet hij in verduurzaming. “Meerjarenonderhoud hoorde altijd al bij VvE-beheer, maar de vragen zijn anders geworden. Het gaat niet meer alleen over wat technisch nodig is, maar ook over investeringen, subsidies, leningen en de vraag hoe je een vereniging meekrijgt in besluiten die duur en ingrijpend kunnen zijn. Daarmee verandert ook het werk van de beheerder. “Minder uitvoerend, meer adviserend en begeleidend. Verduurzaming vraagt steeds meer expertise. Het gaat allang niet meer alleen om bouwkundig beheer.”
Volgens Pronk moeten VvE’s soms echt in beweging worden gebracht. Niet omdat ze het belang niet zien, maar omdat de stap groot is. “Er is geld nodig, kennis, tempo en draagvlak, terwijl binnen een vereniging altijd verschillende belangen spelen. De beheerder moet technisch mee kunnen denken, financieel kunnen duiden en tegelijk rust houden in een proces dat vaak langzaam gaat.”
Ook in de uitvoering loopt het niet vanzelf. “Juist bij verduurzaming zijn VvE’s afhankelijk van specialisten, subsidies en adviestrajecten die niet altijd snel lopen. Daarom kijk ik nadrukkelijk naar samenwerking met externe experts.”
Binnen VvE Nederland ziet Pronk dat kantoren daar verschillend mee omgaan. Zo heeft een kantoor naast het beheerbedrijf een apart verduurzamingsbedrijf opgezet. Dat vindt hij interessant. “Het laat zien hoe groot dit onderwerp inmiddels is. Verduurzaming vraagt ook van beheerders andere keuzes.”
Een branche die zichzelf serieuzer moet nemen
Pronk is ook duidelijk over de sector zelf. Te lang kon volgens hem in feite bijna iedereen een VvE-beheerkantoor beginnen. Voor een branche die werkt met gebouwen, reserves, onderhoudsplannen en bewonersbelangen vindt hij dat een zwakke basis. Certificering, opleiding en branche-eisen zijn voor hem daarom geen bijzaken. Ze horen bij een vak dat volwassen moet worden. Zijn eigen organisatie werkt al met kwaliteitskeuringen die periodiek terugkomen. Via de branchevereniging verbindt het kantoor zich aan de voorwaarden die daarbij horen. Die branchevereniging werkt volgens hem ook al jaren samen met de overheid aan verdere professionalisering van het vak, onder meer via opleidingseisen. “Voor medewerkers is die ontwikkeling nog niet overal even ver, maar de richting is helder.”
Daar hoort ook focus bij. Het Haagse kantoor richt zich vooral op bestaande bouw en oudere complexen. Andere regiokantoren hebben weer een ander profiel.
"Schoenmaker, blijf bij je leest"
AI hoeft niet spannend te klinken om nuttig te zijn
Ook digitalisering verandert het vak. Pronk praat daar nuchter over en denkt vooral in tijdwinst. “Notulen zijn een goed voorbeeld. Werk dat vroeger veel tijd kostte, kan nu sneller worden voorbereid. Hetzelfde geldt voor het terugvinden van informatie in splitsingsaktes en andere documenten die in het dagelijkse beheer steeds terugkomen. AI biedt zoveel kansen en tijdwinst. Daardoor kan een VvE-manager uiteindelijk iets meer VvE’s doen.” Daar zit voor hem de waarde. Slimmer werken, zodat de kwaliteit overeind blijft. Minder tijd kwijt zijn aan terugkerend werk, sneller antwoord kunnen geven, meer ruimte hebben voor zaken waar klanten echt iets aan hebben.
Binnen VvE Nederland wordt intussen ook gekeken naar meer samenwerking tussen regiokantoren, meer synergie en een slimmer verdienmodel. “Technologie speelt daarin mee, maar steeds met dezelfde vraag: hoe werk je efficiënter zonder de grip te verliezen?”
De echte kwetsbaarheid is niet techniek, maar personeel
Als Pronk over risico’s praat, komt hij steeds uit bij mensen. In een compacte organisatie met een grote portefeuille voel je elk vertrek en elke wisseling van contactpersoon meteen. “Wij willen voor een langdurige relatie gaan. Het liefste heeft een VvE gewoon dezelfde contactpersoon.” Dat is niet alleen prettig voor klanten. Het is ook logisch. Een beheerder kent de geschiedenis van een gebouw, weet welke discussie eerder speelde en ziet sneller waar iets gevoelig ligt. Als zo iemand vertrekt, verlies je meer dan uren. Je verliest kennis en context. Voor klanten is zo’n wisseling bovendien vaak een moment om opnieuw te kijken of ze nog goed zitten. De arbeidsmarkt maakt dat niet makkelijker. “Goede VvE-beheerders kennen elkaar. Het wereldje is klein. Mensen stappen makkelijker over dan vroeger.” Pronk ziet dat ook, maar
doet niet mee aan opbod. Hij zoekt het ergens anders in: een stabiele werksfeer, korte lijnen en aandacht voor werkdruk voordat iemand vastloopt. Een mailbox delen, werk tijdelijk herverdelen, samen kijken waar de druk zit. Geen groot programma met een mooie naam, maar zorgen dat mensen hun werk kunnen blijven doen.
Hij weet ook dat dit vooruitkijken vraagt. Binnen de boekhouding gaan over niet al te lange tijd mensen met pensioen. Dat is precies het soort risico dat je op tijd moet zien aankomen. Ook in de vestiging Den Haag heeft hij onlangs een nieuwe medewerker aangenomen die intern wordt opgeleid in het VvE-beheer. Zelf wil hij op termijn minder eigen VvE’s doen, zodat hij meer ruimte krijgt voor overkoepelende bedrijfsvoering, acquisitie en personeelsvraagstukken. In een klein kantoor zijn doorgroeipaden bovendien beperkter dan in grotere organisaties.
Groei heeft pas waarde als je haar kunt dragen
Pronk praat anders over groei dan veel ondernemers. Hij is er niet tegen, maar maakt er geen doel op zichzelf van. VvE Nederland Den Haag groeide jarenlang vooral via mond-tot-mondreclame. Nieuwe klanten kwamen binnen doordat bestaande klanten tevreden waren “Groei is mooi. Alleen moet de achterkant meekomen.”
'Ik kies voor zekerheid. Zorg dat je behoudt wat je hebt'
Daarmee bedoelt hij niet dat je stil moet blijven staan. Wel dat je eerst moet zorgen dat bestaande klanten goed bediend blijven. Dat contactpersonen niet te vaak wisselen. Dat er geen gaten vallen in de uitvoering. Dat je niet aan de voorkant binnenhaalt wat je aan de achterkant weer verliest.
Dat vraagt soms ook om keuzes. Kleine VvE’s die veel tijd vragen en weinig ruimte geven, passen niet altijd meer bij hoe zijn kantoor wil werken. Dan gaat het echt om kleine VvE’s van drie tot vijf woningen. Volgens Pronk kunnen die veel zaken vaak beter in eigen beheer regelen en technische diensten apart inkopen. Voor zijn kantoor leveren ze relatief weinig op, terwijl ze wel veel tijd vragen.
De kracht van behoud
Peter Pronk probeert zijn verhaal niet groter te maken dan het is. “Juist daarin zit de kracht. In een tijd waarin veel ondernemers het vooral hebben over tempo, groei en vernieuwing, laten wij iets anders zien: een bedrijf blijft gezond als het grip houdt op wat het doet.”
“Die persoonlijke benadering naar je klanten, in combinatie met goede communicatie, vind ik heel belangrijk. In VvE-beheer is dat geen bijzaak. Deze markt draait op vertrouwen, continuïteit en het vermogen om ingewikkelde opgaven werkbaar te houden. Dan heb je meer aan een ondernemer die zijn basis kent dan aan iemand die vooral voorop wil lopen.” Dat ziet Pronk ook terug in zijn klantenbestand: sommige VvE’s zijn al dertig jaar aan de organisatie verbonden. Voor hem zit toekomstbestendig ondernemen dan ook niet in groter praten of sneller groeien. Het zit in structuur, vakmanschap en relaties die lang meegaan. Of, zoals hij het zelf zegt: “zorg dat je behoudt wat je hebt.”
