Als bestuurder van een Vereniging van Eigenaren (VvE) heb je al genoeg op je bord: onderhoud, financiën, bewonerszaken. Maar wist je dat je mogelijk ook te maken hebt met de UBO-registratieplicht?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner – de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Dit is iemand die meer dan 25% eigendom of zeggenschap heeft.
1. Geldt de UBO-registratie voor een VvE?
In de meeste gevallen niet. Een VvE heeft namelijk geen aandeelhouders of eigenaren met meer dan 25% belang –elk lid heeft een aandeel in de gemeenschap dat vastligt in de splitsingsakte.
Maar:
Speciale rechtsvormen binnen vastgoed (bijvoorbeeld coöperaties of stichtingen die vastgoed beheren) kunnen wél onder de UBO-plicht vallen.
Soms vraagt een bank of notaris om een verklaring of bevestiging dat er geen UBO is.
2. Wat moet een VvE dan wél doen?
- Controleer of je rechtsvorm inderdaad een VvE is en geen andere entiteit.
- Leg vast in de notulen dat het bestuur heeft beoordeeld dat er geen UBO van toepassing is.
- Communiceer dit naar partijen die ernaar vragen (bank, accountant, notaris).
Tip: Maak gebruik van een standaardverklaring om tijd te besparen.
3. Waarom wordt er toch vaak naar gevraagd?
De UBO-registratie is onderdeel van Europese wetgeving om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Omdat sommige vastgoedconstructies gevoelig zijn voor misbruik, nemen banken en notarissen liever geen risico en stellen ze standaard vragen.
4. Mogelijke misverstanden
“We hebben geen UBO, dus we hoeven niets te doen”
→ Onjuist. Je moet kunnen aantonen dat je het hebt gecontroleerd.
“De beheerder regelt dit automatisch”
→ Niet altijd. Het bestuur blijft eindverantwoordelijk.
5. Checklist voor je VvE
- Is onze rechtsvorm écht een VvE?
- Hebben we vastgesteld dat er geen UBO van toepassing is?
- Is dit vastgelegd in de notulen?
- Hebben we een standaardverklaring klaarstaan voor derden?
Meer lezen over relevante onderwerpen?
Bestuurdersaansprakelijkheid → Hoe je persoonlijke risico’s beperkt
Gegevensbescherming → Veilig omgaan met persoonsgegevens
Reservefonds → Financiële verplichtingen van de VvE
Hulp van onze VvE-experts
Wij helpen je graag bij het opstellen van een UBO-verklaring en adviseren over je juridische verplichtingen als bestuur.
Bel onze VvE-experts via 010 – 288 44 73 of stuur een e-mail naar vve@schoutenzekehreid.nl
