Woensdag. 14:26 uur.
Je hebt vanochtend gesproken met je medewerker. Vanmiddag belde de bedrijfsarts. De arbodienst wacht nog op aanvullende informatie. Ondertussen vraagt je bedrijfsleider wanneer hij weer kan worden ingepland. Je accountant informeert naar de loondoorbetaling. En je team vraagt zich af hoelang de situatie nog duurt. Iedereen doet zijn werk. Iedereen probeert te helpen.
Maar één vraag blijft hangen.
Wie houdt eigenlijk het overzicht?
Juist daar ontstaat in veel organisaties de meeste onrust. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen. Maar omdat niemand verantwoordelijk is voor het geheel.
Verzuim is geen gebeurtenis
Het is een proces. Veel ondernemers denken bij verzuim aan een ziekmelding. In werkelijkheid begint daarna pas het echte traject. Er volgen gesprekken. Adviezen. Evaluaties. Contactmomenten. Besluiten. Nieuwe afspraken. En ondertussen verandert de situatie voortdurend. Een medewerker herstelt sneller dan verwacht. Of juist langzamer. Er ontstaan nieuwe mogelijkheden. Of nieuwe beperkingen. Dat vraagt om overzicht.
Hoe meer mensen betrokken zijn, hoe belangrijker regie wordt
Tijdens een langdurig verzuimtraject kunnen verschillende partijen betrokken zijn:
-
-
-
de medewerker;
-
de leidinggevende;
-
de ondernemer;
-
de bedrijfsarts;
-
de arbodienst;
-
een arbeidsdeskundige;
-
een casemanager;
-
HR;
-
een verzekeraar.
-
-
Iedereen kijkt vanuit zijn eigen expertise. Dat is waardevol. Maar zonder regie bestaat het risico dat belangrijke informatie blijft liggen, afspraken door elkaar lopen of kansen op een succesvolle terugkeer worden gemist.
Wat levert regie mij op?
Zonder regie:
-
-
-
- veel losse telefoontjes;
- onduidelijkheid;
- acties blijven liggen.
-
-
Met regie:
-
-
-
- één aanspreekpunt;
- duidelijk overzicht;
- minder tijd kwijt.
-
-
Een praktijkvoorbeeld
Een zelfstandig restauranteigenaar krijgt te maken met een langdurig zieke souschef. Iedereen werkt hard aan een oplossing. De bedrijfsarts geeft advies. De ondernemer houdt contact. De medewerker wil graag terugkeren. Toch blijft het traject maanden voortduren. Niet omdat iemand iets verkeerd doet. Maar omdat niemand het totaaloverzicht bewaakt. Na de inzet van een verzuimregisseur verandert dat. Er komt één aanspreekpunt. Afspraken worden gepland. Acties worden opgevolgd. Iedere betrokkene weet wat de volgende stap is. Niet de regels veranderen. Maar de samenwerking. En juist daardoor komt er weer beweging in het traject.
Wat doet een verzuimregisseur eigenlijk?
Een verzuimregisseur neemt de verantwoordelijkheid voor het proces.
Niet voor de medische beoordeling. Niet voor juridische besluiten. Maar voor de samenhang.
Hij of zij bewaakt onder andere:
-
-
-
de planning;
-
de communicatie;
-
de voortgang;
-
de afspraken;
-
de samenwerking tussen alle betrokken partijen.
-
-
Daardoor ontstaat rust. Niet alleen voor de ondernemer. Ook voor de medewerker.
Regie is ook aandacht
Veel ondernemers denken dat een verzuimregisseur vooral processen bewaakt. Dat klopt. Maar misschien is zijn belangrijkste taak wel iets anders. Zorgen dat niemand uit beeld raakt. Dat afspraken worden nagekomen. Dat vragen worden beantwoord. En dat werkgever en medewerker zich gehoord voelen. Juist dat menselijke aspect maakt vaak het verschil.
Vijf signalen dat regie ontbreekt
Misschien herken je één of meer van deze situaties.
1. Je weet niet precies welke stap als volgende gepland staat.
2. Verschillende partijen geven verschillende adviezen
3. Afspraken worden niet altijd vastgelegd
4. Er is regelmatig onduidelijkheid over verantwoordelijkheden.
5. Je bent vooral bezig met brandjes blussen.
Herkenbaar? Dan ligt de oorzaak vaak niet bij de mensen. Maar bij het ontbreken van regie.
De grootste winst is rust
Een goed begeleid verzuimtraject voelt anders. Niet omdat er minder werk is. Maar omdat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. Dat voorkomt frustratie. Vertraging. En onnodige onzekerheid. Juist daarom investeren steeds meer organisaties niet alleen in goede begeleiding. Maar ook in goede regie.
Duurzame terugkeer naar werk
Langdurig verzuim vraagt om samenwerking. Maar samenwerking alleen is niet voldoende. Er is ook iemand nodig die overzicht houdt. Een verzuimregisseur zorgt ervoor dat alle betrokken partijen naar hetzelfde doel blijven werken: Een zorgvuldige en duurzame terugkeer naar werk.
Wat kun je vandaag al doen?
✔ Kijk wie binnen jouw organisatie de regie voert tijdens een verzuimtraject.
✔ Controleer of verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd.
✔ Bespreek hoe informatie tussen alle betrokken partijen wordt gedeeld.
Over Dossier Verzuim
Grip op verzuim ontstaat niet door één oplossing, maar door oplossingen die elkaar versterken. Daarom bestaat het Verzuimpakket van KHN Verzekeringen uit vier samenwerkende pijlers: de arbodienst, de verzuimregisseur, de Poortwachtergarantie en de verzuimverzekering als financieel vangnet. Samen helpen ze je niet alleen de gevolgen van verzuim op te vangen, maar vooral om verzuim beter te begeleiden, risico’s te beperken en de continuïteit van je horecabedrijf te waarborgen.
Hans Veerman
KHN Verzekeringen
06 - 5369 8374 | 010 - 288 46 86
Hans.Veerman@schoutenzekerheid.nl
www.khnverzekeringen.nl
