Over de dynamiek tussen medewerker en leidinggevende tijdens verzuim
Verzuimbegeleiding draait vaak om regels, stappen en documenten. De Probleemanalyse, het Plan van aanpak, evaluatiemomenten. Maar in de praktijk bepalen niet alleen procedures hoe een re-integratietraject verloopt. Minstens zo belangrijk is wat er gebeurt in het gesprek tussen medewerker en leidinggevende.
Daar kan namelijk iets ontstaan wat het proces kan bemoeilijken: weerstand. Weerstand is een teken van betrokkenheid en zo bezien eigenlijk iets positiefs: het biedt een ingang om onderliggende angsten en behoeften te onderzoeken en te adresseren.
Bij een medewerker die te maken krijgt met (dreigend) ziekteverzuim spelen vaak veel emoties. Denk aan onzekerheid over de toekomst, angst voor sociaal isolement of moeite om een situatie met blijvende medische beperkingen onder ogen te zien. Omdat jouw leidinggevenden het meest in direct contact zijn met de medewerkers, zullen zij in een verzuimsituatie regelmatig geconfronteerd worden met weerstand en de onderliggende angsten en behoeften van medewerkers. Laten we eens kijken hoe het gesprek zich dan kan ontwikkelen.
Een gesprek dat moeizaam begint
Boris werkt in een zorgteam. Normaal gesproken staat hij bekend als een betrokken collega. Iemand die altijd klaarstaat voor anderen. Maar de afgelopen weken is dat anders.
Boris heeft zich ziekgemeld en sinds die tijd verloopt het contact met zijn leidinggevende Renée moeizaam. Afspraken worden afgezegd. Telefoontjes blijven onbeantwoord. En wanneer Renée hem uiteindelijk te spreken krijgt, is hij kortaf.
Renée weet dat ze samen een volgende stap moeten zetten in het re-integratietraject. De bedrijfsarts heeft de Probleemanalyse opgesteld en het is tijd om het Plan van aanpak te maken. Toch merkt Renée al tijdens het gesprek dat Boris daar weinig voor voelt.
Het moment waarop weerstand zichtbaar wordt
Boris:
“Eerlijk gezegd zie ik het nut er niet zo van in. Ik voel me nog steeds niet goed. Zo’n formulier verandert daar niets aan.”
Renée merkt dat er irritatie bij haar opkomt. Het Plan van aanpak moet immers gewoon worden opgesteld. Het is een verplicht onderdeel van het traject. De neiging om te zeggen “het moet nu eenmaal” is groot. Maar ze weet ook dat zo’n reactie het gesprek waarschijnlijk alleen maar moeilijker maakt.
Weerstand benoemen en bevragen
In plaats van direct te reageren op de inhoud, benoemt en bevraagt Renée wat ze hoort.
Renée:
“Boris, ik merk dat je het ons niet lukt om hierover een afspraak te maken. Wat maakt dat het voor jou moeilijk is om samen het Plan van aanpak in te vullen?”
Aan de andere kant van de lijn blijft het even stil. Daarna klinkt een zucht.
Boris:
“Ja… ik vind het gewoon spannend. Het voelt gewoon alsof alles meteen zo groot wordt gemaakt. Alsof ik er maanden uitlig terwijl ik hoop dat het snel weer goed komt. Dan kan ik weer lekker onder de mensen zijn.”
Op dat moment verandert de dynamiek van het gesprek.
Wat er vaak achter weerstand schuilgaat
De weerstand die eerst als tegenwerking voelde, blijkt eigenlijk iets anders te zijn. Boris heeft moeite met de situatie waarin hij zit. Hij heeft angst dat hij langer ziek zal zijn en is bang om het sociaal contact dat het werk hem biedt, te verliezen. Het idee van formulieren en plannen maakt voor hem zichtbaar dat hij ziek is – en dat is precies wat hij liever niet onder ogen ziet.
Renée herkent dat. In veel re-integratietrajecten speelt dit. Medewerkers hopen dat het vanzelf weer beter gaat. Dat ze binnenkort gewoon weer aan het werk zijn.
Een formeel plan maken kan dan voelen als een bevestiging dat het verzuim langer gaat duren en ze weinig grip hebben op de negatieve gevolgen daarvan.
Het gesprek weer in beweging brengen
Renée reageert rustig en erkent Boris’ angst en zijn onderliggende behoefte.
Renée:
“Ik snap dat het niet leuk is om zo lang van de werkvloer en de collega's weg re zijn. Maar het Plan van aanpak invullen betekent niet dat je maanden thuis hoeft te blijven. Het helpt ons juist om samen te kijken naar wat er wél mogelijk is en wat jou helpt om verbonden te blijven en weer terug te komen.”
Boris reageert iets minder defensief.
Boris:
“Oké… als het zo is, kunnen we er misschien wel naar kijken.”
Het gesprek komt weer in beweging. Toch merkt Renée dat de drempel nog steeds hoog is. Daarom doet ze een voorstel om aan de behoefte van Boris tegemoet te komen en tegelijk te sturen naar een oplossing.
Renée:
“Zou het helpen als we afspreken op het werk en eerst een kopje koffie drinken samen in de kantine? Misschien kan je dan even rustig bijpraten met wat collega's. Zij vinden het ook fijn om jou weer te zien. Dan vullen we daarna samen het Plan van aanpak in.”
Boris:
“Ja, dat lijkt me fijn! Ik mis de collega's ook.”
Het is geen grote stap, maar wel een belangrijke. Het traject gaat weer vooruit.
Weerstand hoort bij verzuim
Weerstand tijdens re-integratie is geen uitzondering, maar beschermt iets van waarde: een onderliggende behoefte. Wanneer een leidinggevende dat weet te herkennen en daar op een goede manier mee omgaat, kan de weerstand worden opgelost. Zo ontstaat er ruimte om verder te kijken. En precies daar begint beweging in het re-integratietraject.
Waar vaak minder aandacht voor is, is dat weerstand ook bij leidinggevenden speelt. Een medewerker die afspraken afzegt of afhoudend reageert zoals Boris, kan irritatie oproepen. Dat is een heel menselijke reactie. Maar wanneer irritatie het gesprek gaat sturen, ontstaat vaak precies het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken: meer afstand, meer spanning, weerstand en dus minder beweging naar het gewenste doel. Ook voor leidinggevenden is daarom het lonend om de eigen weerstand te onderzoeken en te doorbreken.
De sleutel tot omgaan met weerstand
De adviseurs van Schouten Zekerheid besteden in hun begeleiding van organisaties volop aandacht aan de dynamiek in gesprekken tijdens verzuim. Want niet alleen de formele stappen van verzuimbegeleiding zijn belangrijk, maar juist ook wat er gebeurt tussen medewerker en leidinggevende.
In de online leeromgeving InRegie is een module opgenomen die leidinggevenden helpt om weerstand te herkennen en hier effectief mee om te gaan. Daarbij komen onderwerpen aan bod zoals aandacht houden in het gesprek, het doel van re-integratie scherp houden, de angst en behoefte achter gedrag onderzoeken en het toepassen van gesprekstechnieken om naar oplossingen te zoeken. Daarnaast is er ook aandacht voor de eigen reactie van de leidinggevende. Irritatie of ongeduld kan immers bij iedereen ontstaan en kan onbedoeld invloed hebben op het verloop van een re-integratietraject. Door hierop te reflecteren en bewust te handelen, blijft er ruimte voor een open gesprek en kan het traject weer in beweging komen.
Dit artikel is onderdeel van de 6-delige serie: Verzuimbegeleiding en preventie
1. Wanneer weerstand het gesprek overneemt
Benieuwd naar de volgende delen? Houd onze LinkedIn-pagina en website in de gaten en blijf op de hoogte van nieuwe inzichten en praktische tips.
Marleen Souverein, consultant verzuimpreventie bij Schouten Zekerheid
